Avec iPorta, la direction des services généraux de Plastic Omnium déploie son intranet métiers

La solution dématérialise la gestion des services aux occupants et facilite le pilotage.

Responsable des Services Généraux, Marc Oury a en charge la gestion et l’exploitation des immeubles de Levallois et de Nanterre qui regroupent la Direction Générale, les Fonctions Centrales, les Directions de Division et la Direction Informatique. Sur ces immeubles, Plastic Omnium est à la fois propriétaire et locataire, où sont installés environ 750 postes de travail.
« Pendant de nombreuses années, la direction des services généraux de Plastic Omnium souhaitait mettre en place un logiciel de gestion de patrimoine sans pour autant convaincre en interne de la nécessité d’un tel outil » se souvient Marc Oury.

La veille réglementaire, le déclic

Plastic Omnium dématérialise ses services aux occupantsPour la direction des services généraux, l’idée était à terme de remplacer les outils existants en faisant communiquer les différentes bases gérées pour avoir une vision globale de la gestion du patrimoine. Le module  de veille réglementaire proposé par IPORTA  a permis de  mettre en évidence et de convaincre de tout l’intérêt de ce type de logiciel pour suivre au fil de l’eau l’évolution de la réglementation et assurer la conformité des installations.

La première étape, pour Plastic Omnium a été de récupérer le fonds réglementaire fourni par un partenaire d’IPORTA, celui-ci devrait prochainement communiquer avec la liste réelle des équipements en place. Notre objectif est de faire remonter les éléments de la veille qui ne concernent que les équipements en place.

Le module iMAP pour la gestion de plans

Les plans d’occupation des locaux sont désormais gérés sur le module de cartographie iMAP d’iPorta. «L’objectif est d’aller plus loin que la simple cartographie en permettant la localisation rapide des équipements associée à de la documentation technique ».

La fiche de mouvement : l’épine dorsale de l’intranet

La fiche de mouvement assure la gestion des entrées et des sorties des collaborateurs (salariés ou prestataires extérieurs) et intègre les informations liées à la localisation, au mobilier, les profils de badge, ou encore l’équipement informatique.

« La fiche de mouvement est l’épine dorsale de l’intranet des Moyens généraux baptisé « OPServ » souligne Marc Oury.  «Il était plus qu’essentiel de pouvoir tracer toutes les tâches inhérentes à ce processus. C’est chose faite avec iPorta. Auparavant, la fiche papier traitée finissait dans un classeur. Désormais, on l’enrichit en temps réel et on dispose d’un annuaire des collaborateurs et des plans à jour. Les fichiers bureautiques ont laissé la place à un processus automatisé”.». Très prochainement un connecteur sera mis en place pour assurer le lien entre le contrôle d’accès et l’annuaire de manière à désactiver en temps réel le badge d’un collaborateur qui quitte la société.

OPServ : l’intranet des services généraux

Plastic Omnium dématérialise ses services aux occupants

La demande d’intervention est en place et sera connectée prochainement à la GMAO. Désormais, plutôt que d’envoyer un mail ou de téléphoner, les collaborateurs se connectent à « OPServ » pour faire leurs demandes d’intervention et accèdent  aux catalogues de prestations disponibles. Il en est de même pour tous les prestataires qui prennent en charge les demandes d’intervention des collaborateurs. « Avec iPorta, nous avons désormais une traçabilité parfaite des demandes et nous mesurons avec une grande précision les délais de prise en charge et les temps de traitement ». Environ 20 demandes sont faites par jour.

OPServ s’est également enrichi de toutes les informations relatives à la vie pratique et les consignes de sécurité. La prochaine étape est de mettre à disposition toute la documentation technique (DOE, PV de réception…) et progressivement la rendre accessible dans une gestion documentaire intégrée à la plateforme IPORTA.

Le portail IPORTA nous aide dans le pilotage de nos métiers. Au final, nous irons plus loin que ce que nous avions envisagés au départ », se félicite Marc Oury.