Solution GMAO, pour assurer la maintenance de vos bâtiments

Optimiser l’exploitation des bâtiments, maîtriser les coûts, améliorer la satisfaction des clients et respecter les obligations légales d’hygiène et de sécurité, en tant que facility manager, les défis à relever sont nombreux ! Pour vous aider à optimiser la maintenance des bâtiments, découvrez les solutions de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO).

Pourquoi opter pour une solution GMAO ?

Une solution de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO), est un logiciel ou un progiciel intégré au système informatique du gestionnaire immobilier. Elle prend la forme d’une plateforme de gestion qui centralise toutes les informations relatives à l’exploitation et à l’entretien de chaque immeuble et équipement : demandes des clients, interventions de maintenance, documents techniques, etc. Finis les innombrables fichiers répertoriant chacun un seul renseignement, la GMAO intègre toutes les informations et permet de les croiser grâce aux outils intégrés dans la plateforme (tableaux de bord, rapports d’activité, etc.). Elle aide ainsi les services de maintenance et de gestion (propriétaire, facility manager ou gestionnaire d’actifs immobiliers) à contrôler et à planifier les travaux d’entretien afin d’optimiser la gestion des bâtiments et satisfaire les clients.

Quels sont les avantages de mettre en place une solution de GMAO ?

Bouleverser l’organisation, les services et les habitudes du personnel pour intégrer une nouvelle plateforme de GMAO, est-ce vraiment utile et raisonnable ? Plus qu’un outil informatique, la GMAO est un allié incontournable pour la maintenance des bâtiments.

  • Elle centralise toutes les données relatives à l’exploitation-maintenance des immeubles dans un référentiel unique : les installations techniques et leur documentation technique associée, les requêtes des occupants, les travaux réalisés, en cours et à venir pour chaque bâtiment géré, les ordres de travail pour toutes les équipes, l’état des stocks pour les pièces de rechange, ainsi que la documentation relative aux consignes de sécurité. La GMAO garantit ainsi la continuité des services quelles que soient les circonstances et notamment en cas d’absence d’un responsable ou d’un technicien.
  • Elle facilite la planification et la gestion des travaux. Le facility manager bénéficie d’une vision globale et complète des travaux de maintenance à effectuer et des équipes disponibles. Il peut ainsi attribuer rapidement les tâches aux techniciens compétents.
  • La GMAO assure la pérennité des bâtiments et des équipements. Elle permet d’intervenir de manière préventive et non plus seulement pour des interventions de dépannage (maintenance curative). Des systèmes d’alerte peuvent par exemple prévenir de la nécessité de réaliser une opération de contrôle pour éviter des pannes plus coûteuses.
  • Elle améliore les performances des équipes grâce à une planification claire de leurs interventions et à un accès aux informations techniques de chaque équipement : suivi des contrats de maintenance, plans des installations, comptes rendus des dernières interventions réalisées (même si elles ont été réalisées par un sous-traitant), etc. Avec une plateforme GMAO « full-web », une simple connexion Internet leur donne accès à ces informations.
  • La GMAO permet de maîtriser les coûts, grâce à la maintenance préventive et à l’optimisation des stocks de pièces détachées.
  • Elle contribue à augmenter la satisfaction des clients avec une gestion des interventions plus rapide et la mise à disposition d’outils permettant de gérer les ressources et les services proposés aux occupants comme la réservation de salles de réunion ou les services de conciergerie.

Elle aide le gestionnaire dans ses décisions grâce à la communication de certaines données (temps d’intervention des équipes, coûts de maintenance de chaque bâtiment, etc.). Il peut ainsi optimiser l’exploitation des bâtiments, faire évoluer certains process et établir un plan pluriannuel de maintenance.

Quelles sont les étapes pour bien choisir votre solution GMAO ?

Pour mener à bien un projet de GMAO au sein d’une entreprise, il est indispensable de préparer en amont son installation. De la décision d’intégrer un logiciel de GMAO jusqu’à son installation, voici les étapes à suivre :

  • Etape 1 : Déterminer les objectifs visés en mettant en place une GMAO. La méthode QQOQCCP (Pour qui ? Pour quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?) peut aider à clarifier les buts d’un tel projet.
  • Etape 2 : Répertorier les besoins de l’entreprise en s’appuyant sur l’avis d’un groupe pluridisciplinaire représentant l’ensemble des services (production, maintenance, comptabilité, informatique, etc.). Ces besoins sont inscrits dans un cahier des charges qui permet de déterminer les fonctions du logiciel de GMAO qui seront utiles : tableaux de bord, espace de communication, module pour réserver certaines ressources (véhicules de service, salles de réunion, etc.), ou outil de gestion de certains services (restauration, conciergerie, etc.) par exemple.
  • Etape 3 : Fixer le budget alloué à ce projet.
  • Etape 4 : Choisir une solution de GMAO adaptée aux besoins identifiés de l’entreprise avec les fonctions utiles définies dans le cahier des charges. Cette étape est essentielle, car un mauvais choix de logiciel ou d’option peut remettre en cause tout l’intérêt du projet. C’est notamment le cas si la plateforme n’est pas adaptée à l’activité de l’entreprise ou si des fonctions inutiles viennent parasiter l’utilisation du logiciel. Il est donc indispensable de bien encadrer son projet et de se faire accompagner par des professionnels des plateformes de GMAO spécifiques au domaine de l’immobilier comme iPorta.
  • Etape 5 : Former le personnel au logiciel de GMAO afin de faciliter la prise en main du nouvel outil et changer les anciennes habitudes.
  • Etape 6 : Désigner un responsable du projet de GMAO qui aura la charge de gérer la préparation, l’installation et la pérennité de la plateforme. Il sera l’interlocuteur privilégié pour les sujets relatifs à la GMAO. Il centralisera les remontées de tous services concernant la mise en place du logiciel et les éventuelles difficultés rencontrées.
  • Etape 7 : Informer régulièrement le personnel sur les gains de productivité obtenus grâce au système de GMAO afin de les impliquer complètement dans le projet et leur montrer l’intérêt des données collectées par le logiciel.

La Plateforme immobilière iPORTA vous accompagne sur l’ensemble de vos opérations de maintenance et de contrôle réglementaire grâce à ses modules métiers :

IREF

iREF - Référentiel immobilier

Module pour gérer son référentiel immobilier, ses équipements et ses contrats.

ICMMS

iCMMS -GMAO

Module GMAO pour optimiser le suivi technique de la maintenance de ses bâtiments.

IHSE

iHSE -suivi obligations réglementaires et techniques

Module pour assurer le suivi des obligations techniques réglementaires de ses bâtiments.

IGER

iGER - Gestion gros entretiens et des renouvellements.

Module pour piloter le plan pluriannuel de maintenance et les opérations de gros entretiens.

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