Gestion Flex Office

Gestion de l’environnement de travail

Dans le tertiaire, l’occupation des surfaces n’est pas optimum. En effet, il semble que 40% du temps, les postes de travail ne sont pas occupés. Quand on connaît le prix du m² de bureau, on comprend vite qu’il y a là un gisement d’économie.

Pour optimiser la gestion des espaces et faire des économies de surfaces, de plus en plus d’entreprises repensent complètement l’aménagement de leurs bureaux et passent à un système de flex office.

Le flex office se matérialise par la suppression des postes de travail individuels au profit d’espaces partagés. On compte alors souvent moins de postes de travail que de collaborateurs. Tout l’enjeu pour les entreprises est de proposer aux occupants un système de réservation facile d’utilisation.

Flex-office

La plateforme iPorta apporte une réponse aux entreprises souhaitant développer le Flex office

Avec la plateforme, les occupants peuvent facilement rechercher et réserver une salle de réunion ou un espace de travail disponible qui convienne à leurs besoins.

2 approches possibles :

  • réservation en ligne avec contrôle de  la présence effective de la personne, on connaît en temps réel le taux d’occupation des postes et des salles de réunion,
  • information sur le taux d’occupation des salles et postes de travail pour orienter les collaborateurs vers les zones libres.

Le  check-in et le check-out se font via des codes-barres (le plus souvent) ou des capteurs qui détectent le smartphone de l’occupant à travers une connexion Bluetooth (à condition que celui-ci soit activé), ou alors via une reconnaissance faciale.

Quel que soit le système retenu, la solution iPorta présente plusieurs avantages

  • connaître l’historique des taux d’occupation, en temps réel, des salles de réunion et des postes de travail
  • possibilité de refacturer (si nécessaire) facilement chaque entité en fonction des temps d’occupation
  • intégration forte avec les autres possibilités de la plateforme, notamment les demandes d’intervention

Service bientôt disponible en saas : soit à l’usage, soit redevance forfaitaire