LE FACILITY MANAGEMENT IMMOBILIER ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Autrefois assimilé aux inventaires de données sur des bâtiments, le Facility Management permet aujourd’hui de planifier et d’exécuter de multiples processus pour une meilleure efficacité opérationnelle. Les services délivrés aux bâtiments et aux utilisateurs sont garants de la qualité de l’environnement de travail.

Au cœur de la performance immobilière, le métier du Facility Management, ou de l’environnement de travail (Services Généraux), est la gestion de l’ensemble des services disponibles pour le bâtiment lui-même et les occupants dudit bâtiment. C’est ainsi que l’on définit 2 types de services :

Soft Facility Management, c’est-à-dire les services aux utilisateurs (ouvriers, collaborateurs, visiteurs, etc.)
Hard Facility Management, que sont les services de l’asset (Bâtiment, usine, musée, Université, etc.)

Le responsable du Facility Management n’est en charge ni de l’Asset Management (gestion et optimisation des placements immobiliers) ni bien sûr du Property Management (gestion juridique et administrative pour le compte de tiers). La mission d’un Facility Manager est de maintenir l’environnement de travail en bon état, en adéquation avec les besoins des utilisateurs, dans un souci de respect des normes en matière d’hygiène, de sécurité et d’environnement, de maîtrise des coûts et d’amélioration de la qualité des services rendus.

Cet objectif se décline dans la gestion de la maintenance, du gros entretien et renouvellement (GER) et dans le suivi par des plans pluriannuels d’investissements.

L’obligation règlementaire est une facette importante. Les équipements qui font fonctionner le bâtiment doivent être maintenus en bon état de marche et suivre l’évolution des règlementations. Il faut s’assurer de la propreté des lieux, du respect des températures adéquates, etc.

Le mandat de responsable du Facility Management est d’une durée habituelle de 3 à 4 ans, souvent renouvelé mais systématiquement mis en concurrence en fin de contrat

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LES BÉNÉFICES D’UNE SOLUTION DE FACILITY MANAGEMENT

Une solution de Facility Management est un logiciel qui pilote simplement et quotidiennement l’interaction de populations liées aux processus métiers qui apportent de la qualité, du confort et du bien-être aux utilisateurs. Cette solution doit permettre à l’entreprise de connaitre le coût et la pertinence de chaque service proposé. L’objectif est d’apporter un service complet pour la gestion de l’ensemble du parc immobilier.

Pour une gestion optimisée des équipements et des services
Le logiciel de Facility management permet d’identifier la stratégie d’externalisation à adopter en fonction de données spécifiques liées au bâtiment, aux utilisateurs et aux processus métiers. L’outil de Facility Management facilite le suivi des contrats, des prestations, de la qualité et des budgets.

Une plateforme de Facility Management permet de coordonner la gestion des services d’exploitation et de maintenance, la gestion technique du bâtiment, les demandes d’intervention, les services énergétiques, les services de gestion d’aménagement des espaces, les services aux occupants, la gestion des installations, ainsi que les services de confort et de santé. La solution permettra une meilleure gestion tout au long de la vie du bâtiment qui sera ainsi mieux entretenu et valorisé.
Pour une rationalisation des coûts
Un logiciel de Facility Management rassemble l’ensemble des données indispensables à l’inventaire et la gestion des biens immobiliers : la performance énergétique, le respect des normes, la sécurisation des installations, le suivi des travaux et les divers entretiens.

Le logiciel FM permet l’affectation correcte des demandes d’interventions, des travaux, des entretiens, des coûts par une bonne gestion des flux de données, l’analyse et la visualisation des coûts au travers de tableaux de bord personnalisés (coûts annuels par mètre carré, coût mensuel par utilisateur…) qui mettront en avant des comparatifs, des anomalies, les tendances et une meilleure prévision budgétaire.

La mutualisation des données et leur intégration aux autres systèmes de l’entreprise (logiciel ERP, solution GMAO, SIGR ou IWMS, modèles BIM…) contribue ainsi à booster le rendement tout en facilitant l’amélioration de l’environnement de travail.
Pour se concentrer sur son cœur de métier
Le principal avantage d’une solution de Facility Management est de permettre à l’entreprise de se concentrer sur son métier, tout en bénéficiant de services de sous-traitants et d’une transparence des opérations et des coûts. En optant pour un outil de Facility management, l’entreprise assure la cohérence entre les services, leur gestion et l’évolution des prestations selon ses propres besoins. Ainsi les services s’adaptent à la flexibilité croissante du monde du travail : mobilité, responsabilité sociale des entreprises, globalisation… ce qui contribue à la croissance de l’entreprise.

LA PLATEFORME IPORTA, UNE SOLUTION DE FACILITY MANAGEMENT

La plateforme iPorta est une solution de Facility Management innovante, adaptable et évolutive qui garantit l’excellence opérationnelle dans la gestion de vos bâtiments et la qualité de service rendu aux occupants.

A partir d’une plateforme unique, des fonctions avancées et des modules métiers permettent de personnaliser la solution mise en œuvre pour en faire un portail collaboratif unique à l’entreprise utilisatrice et ses prestataires de services.

Rapidement déployée, la configuration Facility Management proposée de la plateforme iPorta a été élaborée à partir des modules suivants :

UN PORTAIL

pour constituer un point d’accès unique à l’ensemble de l’information

UN ESPACE DE COMMUNICATION

pour publier de façon structurée des informations métiers (actualité, éditoriaux, sondages…)

UN RÉFÉRENTIEL DU PATRIMOINE IMMOBILIER

pour assurer une parfaite connaissance des infrastructures (bâtiments, équipements) à entretenir et contrats associés

DES MODULES MÉTIERS

gestion des demandes d’intervention, du préventif, des obligations techniques réglementaires, pilotage des consommations d’énergie, du RSE, de la gestion des réservations de ressources (salles de réunion, postes de travail, véhicules de service…), de la gestion des mouvements de personnel, de l’accueil, etc.

UN ESPACE DOCUMENTAIRE (DATAROOM)

pour centraliser et organiser toute la documentation liée à l’activité (contrats, rapports d’activité, veille réglementaire, plans d’installation, comptes rendus, documentations légales et règlementaires…)

UN ESPACE DOCUMENTAIRE (DATAROOM)

dédiée à la gestion technique et au pilotage des services (GMAO, accueil, restauration, conciergerie…)

DES TABLEAUX DE BORD

d’aide à la décision et d’analyse de la performance

UN ENVIRONNEMENT PORTAIL

consultable iso-fonctionnellement depuis un ordinateur, une tablette, un smartphone en mode « responsive »

LA MOBILITÉ INTÉGRALE

depuis une « smartapps » (IOS et Android Stores)

DEMANDE D’INFORMATION SUR LA PLATEFORME IPORTA