Colliers Global Investors facilite ses échanges documentaires avec iPorta

Colliers Global Investors

« L’utilisation d’iPorta constitue un gain de temps pour nos clients et pour nous puisque tout est stocké au même endroit et chaque envoi est sécurisé. »
Olivier Micheau, Director / Head of Compliance & Internal Control

Colliers Global Investors

Rachetée par Colliers International en 2016, la société ICADE Asset Management est devenue Colliers Global Investors France.

Cette société de gestion de portefeuille indépendante (agrément AMF) compte aujourd’hui une cinquantaine de professionnels spécialisés dans la gestion et la valorisation d’actifs immobiliers pour les comptes d’institutionnels et d’investisseurs professionnels. Elle gère entre autres des commerces, des bureaux et des logements au travers de véhicules de gestion collective ou pour compte de tiers.

La majorité du patrimoine en gestion est concentré en Ile-de-France, mais Colliers Global Investors compte quelques points d’implantation notamment au travers d’OPPCI en région.

Répondre aux enjeux métier de Colliers Global Investors

« Nous travaillons avec iPorta pour faciliter les échanges avec nos clients. »

Historiquement intégrée chez ICADE, iPorta a connu une grande mise à jour il y a deux ans. En parallèle, la Direction Générale de Colliers Global Investors a souhaité utiliser cette solution comme base documentaire pour faciliter les échanges et pouvoir assurer leur traçabilité.

Afin de répondre à cette directive, l’arborescence des données a dû être repensée pour être mieux adaptée aux différents utilisateurs et faciliter la mise à jour de la base documentaire.

L’administrateur en interne dispose des droits pour être autonome sur la création et la modification de cette architecture, garantissant une certaine souplesse dans la mise en œuvre maîtrisée de la plateforme. Outre cette nouvelle arborescence, la mise à jour offre également une interface plus esthétique.

La solution iPorta répond aujourd’hui aux deux grands enjeux de Colliers Global Investors :

  • La sécurisation des données
  • La traçabilité des envois

Depuis 2 ans, la plateforme est le seul canal utilisé pour les échanges documentaires avec les investisseurs, permettant ainsi de maintenir la donnée à jour dans un seul et même endroit.

Sécurisation des données

L’utilisation d’iPorta est assez simple : il s’agit en fait d’une base documentaire dotée d’une gestion fine des droits d’accès sécurisés pour faciliter les échanges avec les institutionnels. Les documents (reportings investisseurs, reportings règlementaires, PV d’AG, statuts, prospectus, Kbis des sociétés…) sont déposés sur la plateforme. Chaque investisseur possède un accès nominatif pour les récupérer.

Colliers Global Investors doit garantir l’intégrité et la sécurité des données en externe, ce qui constitue une des bases de la règlementation AMF. iPorta permet d’établir une gestion des droits d’accès parmi la centaine d’utilisateurs.

Traçabilité des envois

La société Colliers Global Investors est soumise aux obligations réglementaires d’envoyer les documents en temps et en heure à ses clients.

L’intégralité des échanges sont tracés avec iPorta (les documents n’étant plus envoyés par email). En cas de doute ou de litige sur un dossier, la plateforme permet de sortir facilement l’historique des interactions, sous forme d’un journal synthétique et global.